大矢 昇作業所長がグループウェアの導入を考えたのは、約 8年ほど前。パソコンは 1人に 1台支給されていたものの、各自のパソコンに入っているデータはフロッピーで渡されなければならなかったり、渡したと思っていた伝言メモが行方不明になって行き違いが頻繁に発生するなど、情報伝達の効率の悪さが目立っていた。そんな効率の悪さを改善したいと考えた大矢所長は、サーバーを設置してグループウェアを導入し、ネットワーク上で情報を共有する、という方法を取った。

早速、その当時主流だったいくつかのグループウェアの導入を検討したが、あまりにも高価なために購入を断念。『行き先表示』と『伝言板』だけの簡単な機能を持ったフリーソフトのグループウェアを導入した。そして、グループウェアの導入によってある程度の効果を得た大矢所長は、次にノーツを導入した。しかし、現場監督業をしながらノーツを管理するのは、あまりにも負担が大きかった。そんな時に考えたのが、「サイボウズ AG」の導入だった。

「ひとつの建物を造るためには、基礎工事から内装に至るまで非常に多くの工程があります。そして各工程に対して、図面を起こし、その図面に沿って様々な建設計画を立てなければなりません。また役所に申請する書類も大変な量になります。 これら、各工程に関する書類関係のチェックや、誰が、どの工程に関する処理をしなければならないのかという情報を共有し、すべての作業がスムーズに進行するように確認する必要があるのです。そんな事務作業の負担を軽減するためには、連絡やデータ共有の効率化が必須の要素。そこでグループウェアを導入すれば、データの共有はもちろん、連絡事項も確実に伝えることができるようになると考えたのです。簡単にいってしまえば、楽をしたかったということです(笑)」（大矢氏）

「サイボウズ」製品の導入以前から他のグループウェアを活用していた同作業所では、どのような導入教育が行われたのだろうか。

「以前から 1人 1台のコンピュータ環境が整い、ノーツなどを使用していたこともあったので、所員を集めて 1 時間ほど機能説明しただけです。操作方法は、ノーツよりも簡単でした。新しくこの現場に配属された所員には、周りの人間に訊いてね、という感じです。『サイボウズ Office 6』へのバージョンアップについては、教育はおろか、告知もしませんでした。これについても、『ウインドウが見やすくなった』などの意見はあるものの、特に質問はありません。だからやはり、問題はなかったのでしょう（笑）」（大矢氏）

導入教育が必要なかった他、運用ルールについても特に決められていない。しいていえば、「他人が書き込んだメッセージなどを勝手に消さない」ということぐらいだという。利用に関しては、トップからの提案ということもあり、特に抵抗はなかった。

「コンピュータが普通に使われている環境なら、『サイボウズ』製品の使い方がわからないということはないでしょう。それだけ扱いやすいということです。見ただけで直感的に使い方がわかるし、目的の場所に簡単にたどりつける。それが『サイボウズ Office 6』の利点です。」（大矢氏）

同作業所で最も利用しているのは、「スケジュール」。手書きのメモやホワイトボードに頼り、見落としやメモの紛失によって情報が伝わらないこともあった時代とは、比べることのできないほどの効率化に成功している。 全員のスケジュールがすぐに確認できるので、会議や打ち合わせなどの予定も立てやすく、連絡ミスで会議への出席を忘れる所員もいなくなった。
特に大矢所長は、現場・本社・客先など、様々な場所に出向く機会や打ち合わせする機会が多いため、この機能は欠かせないと言う。スケジュールの確認や入力をすべて PDA から行っている。所員によっては、携帯電話を活用しているケースもある。「サイボウズ Office 6ケータイ/ポケット」の活用については、個々の裁量に任されている。

さらに、屋外で作業を行うという業務特性上、「カレンダー」に表示されている天気予報は、所員のすべてがよく見ているという。

「現場仕事は天気に左右されることが多いので、これは必ずといっていいほどチェックしています。」（大矢氏）

天気予報の表示は、「サイボウズ Office 6」の年間継続サービスで提供されている「サイボウズ ネット連携サービス」機能の一部。提携している気象情報提供サービス会社からの最新の週間天気予報が、カレンダーにいつも表示される。

共有するデータを管理するためには、「ファイル管理」が活用されている。

「図面や各種の書類など、現場では『人の作った書類が使える』というのがとても重要。グループウェア導入以前のような紙ベースでの管理では、整理が大変だし、どこにしまってあるのか分からずに探し回る、ということもありました。しかし、データで保管しておけば、すぐに取り出せる。特に『サイボウズ Office 6』では、『バージョン管理』や『ファイルナビ』などの機能もあって、データを整理して保管したり、ツリー表示して必要なデータを探すことができたりと、より簡単になりました。必要な時に必要な書類がすぐに閲覧できるのは、本当に便利です。やっぱり楽ですね（笑）」（大矢氏）

書類をデータとして保管しておくことで、いつでもデータを確認できて、必要であればプリントアウトできる環境はとても快適だという。現在は、ISO 関係のデータ以外は、ほとんどすべて「サイボウズ Office 6」で閲覧できるようになっている。

「ワークフロー」は、毎月必ず行われる工事報告書の作成に役立っている。

「建設工事をしている時には、工事の進捗状況を、毎月末に役所に報告しなければなりません。この工事報告書の作成は担当を決めて行わせるのですが、かつては報告書の作成・提出を忘れてしまうということもあったのです。そこで今は、報告書を作成する者、それをチェックする者、報告書を送付する者という 3人の担当を決め、『ワークフロー』を活用して工事報告書の作成から提出までを行っています。担当の間で同じデータを共有できるので確認もスムーズに進みますし、『スケジュール』と連携した『ワークフロー』によって、作成や提出を忘れるということは皆無になりました」（大矢氏）

以前は作成や提出を忘れるというイージーミスもあった工事報告書だが、「スケジュール」との連携を強化した「ワークフロー」によって、定期的に必ず行われる作業として管理され、確実性を増した。大矢所長の心配の種が、ここでもまたひとつ減ったことになる。