株式会社東海共同印刷
共同ネット事業部部長　浅井豊彦氏

株式会社東海共同印刷は1953年に創業した総合印刷会社。名古屋の本社とその近くにある荒浜工場、そして東京の営業所の3拠点を持ち、スタッフは社員・パート・アルバイトを含めて86名。新聞などの文字組み版を得意としていたが、業界紙の市場が縮小していくのにつれ、デジタルメディアも製作するようになる。顧客の多くは生協や労働組合、市民団体などの非営利団体で、広報に関係する印刷物やデジタルメディアの企画・編集から印刷・作成まで手がけている。

業務日報を共有するために、12年前から「サイボウズOffice」シリーズを導入し、「コンタクト」（現在の報告書機能）や「デヂエ」「リモートアクセス」などを利用している。また、顧客との情報共有のために「サイボウズLive」も活用している。今回は、ニーズに合わせたサイボウズ製品の活用法を共同ネット事業部部長　浅井豊彦氏に伺った。

1999年当時は業務日報を取っていなかったため、情報の共有がうまくいっていなかった。そこで、現在の社長である林則明氏が中心になって、グループウェアの導入を検討した結果、「サイボウズOffice」を選んだ。

その他、「デヂエ」を活用し、業務改善提案を社員から募集している。提案1件に付きわずかながらの手当が出て、ちりも積もってお小遣い程度にはなるそうだ。

「私が担当している部署では、日報も「デヂエ」で出してもらっています。今月の目標や今日の実績、明日の予定、当面の課題、前月の評価などを書いてもらいます。どこにいてもチェックできるので、助かります」（浅井氏）

ここ数年で、社内メールが浸透した。会社の中で「メールで送っておく」というと、「サイボウズ Office」の社内メールを意味するようになった。ブラウザのスタートページをサイボウズに設定することを薦めているので、当たり前のように使い始めるそうだ。

「時々、Eメールに連絡してくる人がいますが、見逃してしまうこともあります。また、社内メールは単なるメッセージツールだけでなく、お客様の広報誌の名前を募集する際や携帯サイトを作成した時の検証を募る際にも利用します。社内メールで投げておけば誰かが応えてくれるというナレッジ的な使い方をしているんです。確認ボタンがあるので、読んだことがわかるのも便利ですね。物事を決めるのがラクになり会議の日程調整が楽になったうえ、無駄な会議は減っているように思います」（浅井氏）

報告書は顧客とのコンタクトを記録したものが上がってくる。時々、報告書で書かれるべき内容が社内メールで来るが、その場合は個別に書き直してもらっている。おおむね、使い分けはうまくいっているようだ。

「営業や私のように多く外出する30人弱で、リモートサービスも使っています。お客さんのところでスケジュール調整をする際に、手帳を調べたり、最新の予定を会社に問い合わせる必要がないんです」（浅井氏）

サイボウズでは他人のスケジュールを入れることが可能。浅井氏のスケジュールに他の人が会議の時間などを登録することもある。そのため、スタッフに浅井氏の予定を聞かれた時には、「サイボウズ通り」と答えているという。

社内メールは、社内だけでしか利用できない。浅井氏は外部とも同じように情報の共有を行いたいと考えた。そこで、様々なグループウェアを検討していたところ、「サイボウズLive」が登場した。

「サイボウズユーザーなので、一般公開前にお知らせが来ました。早速使ってみたところ、これは思っているものに近いと感じ、使い始めました。20人までのグループを無料で作れたり、インターフェースがこなれているのがいいですね。便利に使わせてもらっています」（浅井氏）

浅井氏のブラウザでは、「サイボウズ Office」と「サイボウズLive」のタブがピン留めされて常に表示されている。画面を見せてもらったところ、10以上のグループを管理されているようだ。

「弊社がブログを作成する際にWordPressを使っている関係で、「WordCamp」というカンファレンスの運営に携わっています。今年は、「WordBeach」と銘打ってビーチで開催する予定です。このグループも「サイボウズLive」で運用されています」（浅井氏）

▲「サイボウズLive」上でWordBeachの開催場所を議論

その他、デザイナーやプログラマーともグループを作成し、情報の共有に役立てている。取引先の担当者がひとりだとしてもグループを作成することもある。浅井氏がディレクターとしてやりとりしていることを、内容が決まった後に、もう1回担当者に説明する手間が省けるためだ。

「サイボウズLiveに書いてあったでしょ、と言われるとスタッフも反論できない（笑）」（浅井氏）

出張中でも、「サイボウズLive」をチェックすれば仕事の進捗を把握できる。先方からのコンタクトに他のスタッフが対処していることを確認したら、自分は何もしなくていいというわけだ。また、グループによって活動頻度はまちまちだが、書き込みがあるとメールで通知してくれるので見逃さずに済むのもポイントだという。ただし、「いいね」ボタンには一言いただいた。

「読んだことは伝えたいのですが「いいね」ボタンなので、迷うことがあります。値引き交渉とかに「いいね」を押すと、OKサインと取られてしまうかもしれません（笑）　そんな時は一言でも返信するようにしています。「確認」ボタンになりませんかね」（浅井氏）

サイボウズLiveを導入していない取引先には、プレゼンして魅力や使い方を伝えることもある。浅井氏のグループにはプレゼン用のダミーグループも登録されているのだ。

「サイボウズLiveの導入を提案するタイミングは、「伝えた伝えていない」というやりとりや、連絡漏れが発生した時です。頻繁にお仕事をしているお客さんとのやりとりは、なるべくサイボウズLiveに移していきたいと思っています」（浅井氏）

ITに詳しい浅井氏を筆頭に全スタッフが「サイボウズ Office」と「サイボウズLive」を駆使して、社内・社外と密な情報の連携を行っている。東海共同印刷とお仕事をする企業は、無駄のない情報共有とコミュニケーションにより、さらなる業務効率の向上が期待されることだろう。

▲浅井氏はWILLCOM HYBRID W-ZERO3を愛用。
Outlookを経由して「サイボウズ Office」のスケジュールを常にトップ画面に表示している。