株式会社トムキ

抵抗やコンデンサなどの受動部品から国内外の半導体まで、多くの種類の電子部品を取り扱う株式会社トムキ。(以下トムキ)
豊田通商株式会社を母体に持ち、業界トップクラスのメーカーへ部品を提供し続けている。
同社が創業から50年以上顧客に愛され続ける背景には、業界の中でもいち早く社内のＩＴ化を取り入れて業務改善を図った事が挙げられる。

今回は「サイボウズ Office」を利用し、通信費用のコスト削減と、社内の情報共有の円滑化・効率化に成功した事例を紹介する。

「サイボウズ Office」導入前、トムキでは連絡事項を紙に印刷して回覧していた。

連絡事項の種類は、「取り扱い製品の仕様変更」や「販売終了のお知らせ」から「人事異動」など総務系の連絡まで多岐にわたっている。当時から、全社連絡だけでも1日に2、3件は必ず発生していた。

連絡事項が発生した場合は、まず内容を紙に印刷し、各地にある8つの事業所へFAXで送り、更に届いたFAXを事業所内で回覧していた。

しかし、FAXをして回覧形式で情報を共有していた頃は以下のような問題があった。

1.連絡事項の紙は1つのバインダーに留められて回覧されるため、誰か1人の席で止まってしまう事態が多々起きていた。最悪、回ってくるはずの回覧が回ってこないケースも発生していたという。

2.毎日3件ほど必ず全社連絡があったため、 3件×8事業所×20営業日=(約)480枚 月間480枚、年間にすると6000枚近くの紙の印刷代、FAX代に加えてバインダーで綴じて回覧する作業があり、連絡だけで膨大な費用･人的コストがかかっていた

3.FAXでは文字がかすれていたり、印字がつぶれていることがあったため、大事な数字などを正確に読み取れない事があった
その上、送ってから届くまでに時間が掛かり、確実で迅速な情報共有ができていなかった

もちろん連絡は全社連絡だけではない。部署内や部署間での連絡事項も発生する。
そんな状況の中情報のやり取りを全て紙で回していた為、重要な連絡事項も埋もれてしまう事があった。

このような事態が社内でも問題視されるようになり、ある時営業部から「インターネットで使える電子掲示板を導入してみないか」と提案があったそうである。

そこで、担当の川井氏がさまざまなグループウェアなどの資料を探していたところ、たまたま雑誌で「サイボウズ Office 4 掲示板(※)」を発見したという。
初めは値段の安さに惹かれ試用をしてみた。その際、社内からも「使いやすい」と好評だったため、「サイボウズ Office 掲示板」を導入する事に至った。

※当時「サイボウズ Office」はアプリケーションごとの販売をしていたため、株式会社トムキでは「サイボウズ Office 掲示板」のみの導入となった。

「サイボウズ Office 掲示板」を導入してからは、皆がそれぞれのパソコンから「掲示板」にアクセスをして連絡事項を確認するようになったため、自分の元に回覧が回ってくるまで情報を待つのではなく、自ら情報を調べるという意識が芽生えた。

これにより、数日かかって行われていた情報共有が数分でできるようになり、伝達スピードが飛躍的に向上した。

また、情報が電子化されたことで「文字が読めない」といった問い合わせが解消し、情報の確実な流通手段が確立されたことで「話を聞いていない」といった混乱もなくなった。「サイボウズ Office」を導入したことで、情報の到達率や精度が確実に上がったと言えるだろう。

仕事を円滑に進めるために連絡事項を伝えているのに、その連絡をすることがまたひとつの仕事になってしまっては意味が無い。
「サイボウズ Office」導入後はクリック1つで全員に確実に情報が行き渡るようになったため、大幅にコストが削減されたと言えるだろう。

「サイボウズ Office 掲示板」導入後しばらくは「掲示板」のみを利用していたが、2005年、社内のパソコンの入れ替えを機に「サイボウズ Office 6」にバージョンアップした。

「サイボウズ Office」を導入した頃、トムキのオフィスは1フロアごとに部署が分かれており、よほどの用事がない限りフロア間の行き来はせず、部署間のコミュニケーションが上手く取れていなかったそうだ。

「他の部署の動きが全く見えていませんでした。むしろ、横の席の人が何をしているのかも分からないような状況でしたね。今考えると、当時は社内の風通しがかなり悪かったと思います。」(佐藤氏)

当時、横の席のメンバーが今どんな仕事をしているのかも分からず、情報共有も上手くできていない状況であった。これでは、同じ会社のメンバーとして働いていても、いつの間にかすれ違いが生じてしまう恐れがある。

唯一の情報共有の場は大きな会議や定例会のみ。お互いのスケジュールが分からないがために、簡単な打合せや突発的な会議はなかなか行えなかった。

また、突発的に押えられないのはスケジュールだけでなく会議室などの設備も同じだった。
たとえスケジュールが合っても、空いている会議室を探すために上から下までフロアを探し回らなければいけなかったという。

本来ならば打合せをすることが目的であるはずなのに、打合せをする前段階で大きな時間を割いてしまっていた。
「サイボウズ Office」を導入後「スケジュール」と「設備予約」機能を利用し始めてからは「なかなか打合せができない」という問題も上手く解決する事ができた。

現在は他部署のメンバーのスケジュールも、空いていれば自由に押えられるようになり、「設備予約」機能を使って、クリックひとつで空いている会議室をすぐに検索、予約ができるようになった。

その他、プロジェクターや社用車などの備品も「設備予約」で使用状況を管理できるため、備品を探し回る手間も大幅に削減する事ができたという。

これにより、仕事の段取りに必要な時間が大幅に削減され、本来の仕事に集中して時間を使えるようになった。仕事に使える時間が増えたと言う事は、作業の効率がアップしたと言い換えても良いだろう。

株式会社トムキでは環境マネージメントシステムの規格である「ISO 14001」の認証を取得している。
現在、製造業界の中でも環境保護が重要視されているため、「ISO 14001」を取得していることが取引の前提条件である事も多いという。
その為、同社でもより顧客とスムーズな取引が出来るよう「ISO 14001」を取得している。

同社の場合、3年に1度「ISO 14001」の調査が入った際『どういう記録を、どのように残しているか』という証明をしなければいけない場合があるという。
そういった場合には「サイボウズ Office」の履歴を資料として提出しているそうだ。

例えば、規定に関わるような情報は『「サイボウズ Office」の「掲示板」でこのように告知を出しています』と実際の画面を見せる事で証明になるし、『ドキュメントは「ファイル管理」機能を使って保存しています』という証明にもなる。

「「サイボウズ Office」が無かった場合、1から証明するための資料を作成しなければなりません。かなり大変な作業なので、助かっています。」(佐藤氏)

「サイボウズ Office」は情報共有だけのためにあるソフトだと思われがちだが、意外な点でも活躍している事が判明した。

現在、株式会社トムキでは申請関係もオプション製品の「サイボウズ Officeワークフロー」で行っているという。
紙で申請書を回していた頃は、ある承認者が海外出張に行っている間の1週間ほど停滞してしまうこともあった。
現在は、VPN回線を利用して社外でも「サイボウズ Office」にアクセスできる環境を整えており、出張先でも「ワークフロー」の申請・承認・回覧などがスムーズに行えるようになったそうだ。

しかし、普段から便利に利用している機能だからこそ、かねてからの要望があるという。