導入事例のご紹介

導入製品サイボウズガルーン 2 | ガルーンシリーズ

企業情報

■会社名：
株式会社ユーキャン

■ホームページ：
株式会社ユーキャンホームページ

■利用製品：

サイボウズガルーン 2
サイボウズリモートサービス

■利用人数：
530人

■業種：
通信教育/通信販売事業

株式会社ユーキャン

教育事業部・営業本部　ウェブマーケティング部
係長　鳥羽渉氏／見角聖子氏

100以上の講座をスピーディーな運営で支える情報基盤
株式会社ユーキャン(以下、ユーキャン)は、「学ぶよろこびをあなたに」をモットーとした資格・趣味・実用講座、エンタテインメントコンテンツ販売を展開する通信教育・通信販売の大手企業。「いざ、なりたい自分へ。」等をキャッチコピーとしたメディアプロモーションは大きな話題を呼んでいる。
社会人向け資格講座や人気の「実用ボールペン字講座」など常時100以上の講座を展開しており、豊富なラインナップは20代～80代と幅広い世代に支持されている。また、講座受講者向けWebサイト「学びオンライン」では受講者の視点からの手厚いサービスを提供するなど学習支援体制の充実も魅力だ。
このように幅広い講座の企画から営業、指導まで一貫して提供するユーキャンでは、情報共有活性化のためにガルーン2がどのように利用されているのだろうか。企画運営やアイディア集約をより活かすグループウェア活用と、今後の展望などについて教育事業・営業本部　ウェブマーケティング部　係長　鳥羽渉氏、見角聖子氏にお話を伺った。

導入の背景「規模拡大に伴い既存システムの課題が浮き彫りに」

ユーキャンでは講座商品ごとに開発部門・営業部門・指導部門の連携で講座を運営している。そのため実際の組織を横断した形での連携も多く、講座ごとに情報のやり取りも頻繁に行われている。
だが講座数の増加や拠点の拡大に対して、既存システムでの情報共有が難しくなってきたという。現場からの要望もあり2007年4月、既存イントラシステムを見直すことになった。

「特にスケジュール調整、情報の告知、ファイル共有の3点が大きな課題でした。これまで利用していた社内イントラシステムに施設予約、掲示板機能はあったのですが、告知をしても全社員が閲覧したかどうか確認ができませんでした。また、施設のスケジュールや肝心な人のスケジュールが把握できないため、その都度、電話やメールで確認を取ることに不便さを感じていました。さらにファイルデータも整理ができない状況だったことも含め、これらの課題をグループウェアベースで解決したいと考えました。」（鳥羽氏）

教育事業・営業本部ウェブマーケティング部
係長　鳥羽渉氏

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導入の決め手「日々利用するからこそ、親しみやすさと使い勝手を重視」

社内のウェブソフトウェアを管理する立場でもある鳥羽氏は、新たなグループウェアシステム導入を検討する。製品選定の際、最も重視した点は使い勝手だという。このとき導入ベンダーの協力を得て、社内関係者向けに説明会を開催した。

「スケジュール調整や更新通知機能を実際の画面で確認し、ユーザー側の理解を深める機会を設けました。日々全員が使うものなので操作性、使い勝手についてはユーザー自身に活用イメージを持ってもらうことを意識しました。」（鳥羽氏）

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導入効果「情報集約で状況判断のスピードアップ」

「ガルーン 2」導入後の効果はどのようなものだったのだろうか。

グループウェアで会議の事前打合せを支援

当初の課題であった、スケジュール調整業務は非常に効率的になったという。自分宛の更新情報が最新情報欄に通知されるため、時間やメンバー変更の際の情報の見落としもなくなった。またフォロー機能の活用により、参加メンバー間でのコミュニケーションをより促進する効果も見られたようだ。

「フォロー欄の活用ではメンバーで集まる前に議題の調整、細かな意識合わせができる点が魅力です。打合せの進行もスムーズになりました。」（見角氏）

スケジュールのフォロー活用で事前の意識合わせを行う

一部メンバーは外出先からもスケジュールの確認と更新ができるよう「サイボウズリモートサービス」を利用している。活用しているのは外出の機会が多い役員が中心だという。

「先々の予定を確認しながら緊急のスケジュール調整にも対応できるので重宝しているようです。」（鳥羽氏）

教育事業・営業本部ウェブマーケティング部
見角聖子氏

スピーディーな講座運営を支える情報基盤

講座・商品情報は、ひとつの講座ごとに掲示板カテゴリを作成し、情報を一元管理している。「ガルーン 2」導入前は個人や部署内でのやり取りに留まり、他部門とのやり取りの多くはEメールであったが、導入後は営業、指導部間の部署を横断した情報共有が飛躍的に向上した。またこれまで横展開できていなかった情報をノウハウとして全社で蓄積することで、導入時の想定を超えた効果が出ているという。

「講座に関わる法改定、教材改定等、情報は日々更新されます。その内容を踏まえ迅速に講座に反映させる情報決定までのスピードも上がったと実感しています。」（鳥羽氏）

講座ごとにカテゴリを作成し、議題ごとに情報共有を行う

「ウェブマーケティング部ではコンテンツやバナーのアイディアを募る際にも活用しています。上長の判断を仰ぐ際も、掲示板上で判断してくれますし、結果をリアルタイムに関係者と共有することもできます。また、履歴を参照できるので、類似する内容を検索して企画を考える上で参考にしています。」（見角氏）

組織横断での更新情報を迅速に共有

その他、ファイル管理ではアクセス履歴や統計情報等、更新されるファイルについてはバージョン管理をして共有している。専用のシステムで日々の数値を解析しているが、関連部署へ情報周知しながら広告出稿計画等にも生かしているという。
グループウェアの導入で、講座運営の企画から運営、マーケティングのPDCAプロセスを促進するツールとして効果を発揮している。