株式会社 東京ウチダシステム

営業企画室 兼 設計デザイン室室長、白須 公子氏

株式会社 東京ウチダシステムは、一般民間企業、大学・小中高校などの教育機関、自治体、福祉施設などの家具や機器の販売及び空間の設計・デザイン・内装工事を行っている。 関連会社との合併を機に情報の集約、共有の手段を一新する必要に迫られた同社が、「サイボウズ Office 8」、「デヂエ」を導入した背景を、営業企画室 兼 設計デザイン室室長、白須 公子氏に伺った。

以前同社では、サーバー上で共有化された Excel ファイルを使用し、各社員ごとのワークシートに、それぞれが予定を書き込み、スケジュールを管理していた。 2009年までの同社の社員数は60人。特に営業担当者のスケジュールは、日頃の活動の把握、行動管理の意味で、共有が必要とされていた。

Excelでのスケジュール管理には次のような問題があった。

・開いて編集して保存するのにたくさんの時間がかかる
・他の人が作業していると保存できない
・保存手順を誤り、ファイルの保存場所が変わってしまう
・社員・グループ全体のスケジュールを一画面で見られない

「サーバーには膨大なフォルダやファイルが存在しており、稀に共有ファイルの保存手順を誤って、『ファイル失踪事件』も発生していました。幸い探し当てることは出来ましたが、管理者としてはいつも冷や汗ものでした。」

ファイル操作に手間も時間もかかり、しかも保存場所が不明になるリスクまである為、社員の間でも「さあ作業するぞ」という覚悟のようなものが必要であり、日常的な、細やかなスケジュールの共有は難しい状況となっていた。

Excelによるスケジュール共有からは格段に利便性は高まるものの、業務プロセスやシステムの変更は定着までに時間というコストを生むもの。その為、導入の大きなポイントとして、「初めて利用する人も直感的な操作で利用できる」という条件があった。

「『Office 8』は抵抗感も無くすんなり浸透しました。やはりスケジュール共有の革新がきっかけです。予定をすぐに登録できる、『打ち合わせしたい』と思ったときに、メンバーのスケジュールを『ぱっ』と確認できるなど、今までの時間の無駄やイライラが解消されるので、『面倒』よりも明らかな便利さが理解されたのだと思います。また時間とともに共有の意識も向上し、入力精度も上がっています。」

スケジュールの他でもあらゆる面で業務品質が変化した。

「稟議書等の申請に関係する業務は、以前は紙で行っていました。なかなか結果が降りてこなくて『あの申請どうなった？』と思っても、承認者や決裁者の不在などで、どこで止まっているか判らないんです。

今では『Office 8 ワークフロー』を導入したことで、業務スピードは格段に上がりました。管理職は「サイボウズ リモートサービス（※）」を使用し、社外からも承認作業ができるようにしていますので、不在で決済が止まるということもなくなりました。また、どこで止まっているかも一目でわかりますので即座に対応できます。」

※ サイボウズ リモートサービス

社内LANを守るセキュリティ環境を変えずに、社内LAN内でしかアクセスできないサイボウズ製品へ、外出先や自宅、携帯電話からアクセスできるネットワーク環境を提供するサービス

最小限のコストで運用をスタートさせる上で、専任のシステム管理者が不要である点は、｢Office 8｣導入の大きなポイントだった。

「もともと当社には『システム部』というものはありませんし、新たにそこにコストをかけることもできません。そういう意味では『Office 8』は管理のしやすさがよかったですね。実際今でもシステム専門ではない私が兼任で管理を行っています。」

スケジュールと同様に、CRM（Customer Relationship Management）、営業活動報告、案件管理なども Excel ファイルの共有で行っていた同社は、「Office 8」と同時に、Web データベースである「サイボウズ デヂエ 8」の導入を決めた。

「デヂエ8」についても私が管理しています。必要に応じて手軽にライブラリを作成・修正することができ、また使う社員側も簡単に登録、共有が可能なため、案件管理の精度も上がってきました。

最近では「Office 8」や「デヂエ 8」で「こういうことできないかな」、という要望が現場のほうから上がってくるようになっているという。

「今後はさらに活用を深めていきたいと考えています。当社はオフィスや施設の空間設計・デザインも手掛けていますが、過去の提案資料や写真による事例集など、ナレッジの共有化を進め、お客様へ、より効率的で的確なご提案ができるよう、役立てていきたいですね。」