助教授　山名 早人氏
修士　仲沢 由香里氏
修士　益子 理絵氏
修士　岩橋 永悟氏

ネットワーク環境があれば、自宅で研究ができてしまう現在の学生生活。ネット時代の大学研究室でサイボウズが活躍しているその使い方とは？

並列・分散処理専門の研究室
山名研究室は、並列・分散処理を専門とする早稲田大学の研究室のひとつだ。研究室には、山名早人助教授ほか、院生、学部生など約 40名が在籍し、PC アーキテクチャ、検索、データマイニング、グリッド（広域分散）、バイオ、ブレイン（脳）の 6 つのチームで最先端の研究を進めている。
2002年度からは「21世紀 COE プログラム」にも参加している。これは、文部科学省が「世界最高水準の研究拠点作り」のために作ったプロジェクトである。 その一環として早稲田大学では「プロダクティブ ICT アカデミア プログラム」という、IT 分野の教育・研究機関における人材不足などの問題を解消するためのプログラムを進めている。
2003年にはマイクロソフトと大学との連携プログラム「University Program」が発表され、同研究室も、マイクロソフトや他の大学と連携して、デジタルデバイドを解消するための情報検索技術の研究を開始した。

同研究室に所属するとすぐにスケジュール登録するのがルールになっている。所属したら最初に山名先生と面接する必要があるのだが、そのためには「サイボウズ」にアクセスして山名先生のスケジュールを確認し、空いている時間を見て、自分の面接の時間を申し込まなくてはいけないからだ。

「それが『サイボウズ』を最初に触るときですね。でも、難しいことではないので、みんな問題なくできます」（岩橋氏）

次に学生が行うのは掲示板に自己紹介を記載することだ。それを終えると自然に「サイボウズ」に接していく。
利用している学生たちにとっての「サイボウズ」は、「難しい操作はないので、教えられなくてもなんとなく触っていればできてしまう」という感想が主だ。実際に同研究室では、入ってくる学生に対して使い方の講習会などは開いていない。とりあえず使わせて、わからない点があったらそのときに先輩に質問する程度で十分だという。

「てこずった覚えはありません。『サイボウズ』は見れば操作方法が何となく分かります」（仲沢氏）

山名先生は「社内メール」は複数の学生に情報を送るとき、「メール」は一人の学生情報を送るとき、と使い分けをしている。それは、あとで自分の出したメールの内容を確認するときに探しやすいからという理由だ。

学生にとって「社内メール」は横とのつながり、つまり同じ班内での連絡や質問などによく使われている。例えば、発表会のための連絡や、先輩からのアドバイスを求める質問などだ。相手の時間を気にせずに深夜でも連絡や質問を投げることができるので、「社内メール」は学生間でももっとも活発に使われているツールだ。

「『社内メール』は、話が広がってフォローの欄にどんどん話を書き込むのが多いのです。メールの返信と違って、フォローはその後のやり取りが一連の流れで見えるのが便利です。メールの返信だと追いかけていくのが大変ですから」（岩橋氏）

「通常メールだと返信する時には挨拶等、本筋に入るまでに時間がかかります。それに比べ『社内メール』のフォローなら必要な内容だけ書けばよいので、内容を後から把握するのも楽です。研究だけでなく、呑み会の誘いや連絡にも使っています（笑）」（仲沢氏）

▼社内メール

学生にはプライベートな時間も多いので、「スケジュール」は人によって積極的にデータを入れる学生とあまり入れたがらない学生に二分されている。しかし、山名先生のスケジュールはすべて公開されており、相談を行くときには学生たちも山名先生の予定を確認 した上で相談を持ち掛けているので、全員が利用していることになる。

「相談を受けるときは、私の空いている時間を見て、いくつかの候補を挙げてもらいます。それを『社内メール』で私に送ってもらえば、スケジュールの調整も簡単です」（山名先生）

また、ゼミなど公的なスケジュールに関しては、山名先生がスケジュールに学生を共有して登録している。

学生同士で共同作業をするときも「スケジュール」は役立っている。通常はメールベース、つまり 1 対 1 で予定調整をしていたので、班で作業するときは予定調整がわずらわしかった。しかし、「社内メール」や「スケジュール」を併用することで、その問題が解決できたという。

いかにも同研究室らしい使い方といえるのが、「ワークフロー」である。学生の研究の進捗報告にワークフローを使って提出させているのである。それ以外にも購入申請、IPアドレス申請、交通費申請、欠席、実験計画、ネットワークトラブル、PC管理状況、計 画書、報告書などありとあらゆる申請書に「ワークフロー」が活用されている。

「研究の進捗報告については、私に提出する前に、必ず自分の先輩のチェックを受けることになっています。ですが、だれにチェックをしてもらうかはその都度変わります。その点、チェックの流れを自由に決められる『ワークフロー』が向いています」（山名先生）

定期的な進捗報告は紙でも提出しているのだが、「ワークフロー」を使うことで急な発表会のときや、山名先生が外にいるときでも迅速に対応できるようになったそうだ。

提出する側である学生の評判も上々だ。

「報告書の書き方の勉強にもなります。書式が決まっているので、用意されたテンプレートに合わせて書くだけ。紙だと書式からすべて自分で作らなくてはいけません」（仲沢氏）

▼ワークフロー

何人かの学生が共同で研究を進める場合は、「社内メール」と「ファイル管理」を使って、情報を共有している。自宅で研究を進めることの多い同研究室の学生にとって、ひとつの場所に集まらなくても、議論、意思の統一、成果物の公開ができるメリットは大き く、集団での作業効率が著しく向上したという。

「『ファイル管理』は先生に卒論を登録しなくてはと言われて、使い始めました。それ以外にネットワークの管理や設定に関する情報も保存しています。学生がいろいろなネットワークシステムを共同して管理していますが、自分が担当しているところを本人だけが把握していても駄目。他の人が設定したこともわかっていないと全体の管理ができません。他の人の設定を全員が知っておく必要がありました」（益子氏）

同大学では、ホームページを使って学生にさまざまなお知らせなどの情報を連絡している。しかし、自分に関係するそれらの情報を見ていない学生もいるのが現実だ。そこで山名先生が自分で確認したときに重要なものがあれば、それを「サイボウズ」を使って学生に伝達している。

「重要な連絡の場合は、私が『サイボウズ』でその情報を学生に送っています。本来なら大学全体で『サイボウズ』が導入されていれば便利なのですが（笑）」（山名先生）

「サイボウズ」の情報伝達の確実さを知っている山名先生にとっては、単なるホームページを使った情報提供のシステムは不満なようだ。

システム概要図