企業情報
■会社名：
株式会社ヤマノビューティメイトグループ
■ホームページ：
http://www.yamanobeauty
mate.com/top.html
■利用製品：
- クラウド版 サイボウズ Office
■利用人数：110名
“安心感”と“費用対効果”でクラウドを選択
営業部は「いつでも日計表が確認できる」と絶賛
株式会社ヤマノビューティメイトグループ
総務・人事戦略本部 グループ総務部 部長 渡辺 道和氏
総務・人事戦略本部 グループ総務部 社主秘書 藤本 桂子氏
創業者・山野愛子氏の「美道五原則」を企業理念に、泥と琥珀（こはく）を用いた化粧品やフェイシャルケアを送り出しているヤマノビューティメイトグループ。「美道4点セット」がモンドセレクション最高金賞を3年連続で受賞するなど、国際的にも評価の高い同グループ5社を統括しているのが株式会社ヤマノビューティメイトグループ（以下、ヤマノビューティメイトグループ）だ。
約200名におよぶグループの情報共有に欠かせなくなっているのが、クラウド版の「サイボウズ Office」だ。同社の総務・人事戦略本部 グループ総務部 部長の渡辺 道和氏と、社主秘書の藤本 桂子氏に、クラウド版へ移行した理由と、同社における「サイボウズ Office」の活用法について聞いた。
CSRの観点からクラウドへと移行
「2006年、オフィスワークを行う全社員にパソコンを導入することになったのと同時に、『サイボウズ ガルーン』を導入したのが、グループウェア活用の第一歩でした。」
こう語るのは、ヤマノビューティメイトグループの総務・人事戦略本部 グループ総務部 部長の渡辺 道和氏だ。同社は、代理店向け卸事業や美容教育事業を手がける山野愛子どろんこ美容株式会社や、独創的な化粧品の研究・開発・製造を行う株式会社ヤマノビューティケミカルなど、グループ各社を統括する持株会社という位置づけだ。
総務・人事戦略本部 グループ総務部
部長 渡辺 道和氏
グループウェア導入以前は、東西の拠点にホワイトボードを置き、スケジュールを各自が書き込むという運用を行っていたが、「サイボウズ ガルーン」により、スケジュール共有をはじめとした“情報共有”がスタートした。2013年の分社化により現在の体制になる以前から、サイボウズ製のグループウェアを活用してきた同社が、クラウド版の「サイボウズ Office」に移行した理由を、渡辺氏はこう説明する。
「1つには“安心感”。CSRという観点から、製品やサービスを安定して提供できるようにするには、災害などにも強い体制が必要になります。そう考えると、自社のサーバーでグループウェアを運用しているよりも、バックアップなども事業者にまかせることのできるクラウドの方が安心と言えます。」（渡辺氏）
クラウド移行時のサービス選定に携わった、社主秘書の藤本 桂子氏は「クラウドサービスへの移行が前提でしたので、サイボウズ以外のグループウェアも含め、いくつかのサービスを比較しました」と振り返る。
「結果として、これまで長年使ってきたサイボウズ製品が、社員にとっては違和感がなく使える」ということで「サイボウズ Office」を選定したとのことだ。
「もう1つの理由は“費用対効果”です。自社での運用コストを考えると、クラウドの方が優位であると思います。従来使用してきた機能が揃っており、『サイボウズ ガルーン』よりも低価格で利用できることも、『サイボウズ Office』を選択したポイントです。」（渡辺氏）
総務主導で「ファイル管理」機能を積極活用
クラウド版への移行前から、サイボウズ製品を活用してきた同社では、どのような機能が特に重要なのだろうか。この点に関して、藤本氏はこう説明する。
「最も活用しているのが『ファイル管理』の機能です。グループ各社や部門ごとにフォルダで分類して、各社や部門にあわせた書式の申請書や就業規則などを、総務部主導で用意して『ファイル管理』で提供しています。社員は自分の部門のフォルダから必要な書式のファイルを取り出せるようにしています。
商品のデータや写真などを、開発に携わるスタッフが用意して、全社で共有できるようにしたり、日々更新される日計表の共有といったことも『ファイル管理』で行っています。」（藤本氏）
総務・人事戦略本部 グループ総務部
社主秘書 藤本 桂子氏
また、「年間スケジュールや人事発令など、全社員で共有すべき内容は『掲示板』で、社員間のやりとりは『社内メール』で」…というように、情報の内容により機能を使い分けているという。
「製品画像など、容量が多いデータのやりとりでは、『社内メール』を使うことで、メールサーバーに負荷をかけない」（藤本氏）といった工夫も、各社員が行っているとのことだ。
このほかにも、「スケジュール」での予定の共有はもちろん、会議室やビデオ会議、プロジェクタや貸し出しパソコンといった備品の予約は「施設予約」で行うなど、社員が幅広く「サイボウズ Office」の機能を活用している。
特に「スケジュール」は、予定の種類に応じた色分けをしているが、細かく分類しているため、「もっと色のバリエーションがほしい」と藤本氏は要望。実は、2014年10月のバージョンアップで、色の種類が増えることを紹介すると、藤本氏は「よりスケジュールが使いやすくなる」と喜びを顔に浮かべた。
▼「ファイル管理」目的に合わせて細かくフォルダ分けして管理
商品フォルダは更に23のフォルダに分けて管理している。
（※クリックすると拡大表示されます。）
▼「スケジュール」予定の種類に応じた色分け
（※クリックすると拡大表示されます。）
「日計表」をどこからでも確認できるので高評価
今回のクラウド版への移行は、ユーザーである社員にとっては、どうだったのだろうか？
「営業部は大絶賛でした。先ほどご説明したとおり日計表を『ファイル管理』に置いていますが、クラウド化によりどこからでも確認できることは、外出の多い営業部の社員にとっては非常に大きいポイントです。『締日近くの出張でも売り上げ管理がしやすくなった。』と喜びの声をあげています。」（藤本氏）
「自社運用していた際にも、出張の多い社員のみVPNで『サイボウズ ガルーン』にアクセスできるようにしていましたが、今ではどの社員でも必要に応じて日計表をチェックできます。やはり営業部門にとっては、日々変わっていく数字を、会社支給のスマートフォンからリアルタイムでチェックできる体制というのは、安心感が強いのです。」（渡辺氏）
更に、渡辺氏は管理部門としての視点から、「人数に応じて柔軟にユーザー数を増減できる」という点も、クラウド化によるメリットとして挙げる。
今後もユニークな製品やサービスを生み出し、日本だけではなく海外での展開も拡大させることを視野に入れている同社だけに、グループの成長にあわせて、ますます「サイボウズ Office」による情報共有のウェートは大きなものになりそうだ。
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株式会社ヤマノビューティメイトグループ 導入事例 PDF (0.89MB)
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