サイボウズという会社自体は聞いたことがあったのですが、kintoneという製品までは知らなかったです。導入後も、前任担当者が店舗の業務日報として活用していたのを把握していた程度でした。

とはいえ、前任担当者にアプリ作成画面を見せてもらったことがあるのですが、30分もかからない内にアプリが出来上がって、「そんなに早く、簡単にできるの！?」と、当時とても驚きましたね。その頃から自分で調べながらアプリを作るようになり、段々と便利さを実感する機会が増えていったかんじです。

正直、私自身は特に課題を感じていませんでした。事務作業多いなあ、紙多いなあとは思うものの、問題視まではしておらず、直接業務に携わっているメンバーが進めやすいのであれば良いと思っていました。

ですが、前任担当者が退職し、自分がkintone担当になったことで、「今のこの業務をkintoneに変えれば、業務効率が上がるのではないか？」と思うことも増えまして、今の運用に至っています。

つまり、明確な課題があった訳ではないのですが、アプリ化することで課題や効率化できることに気がつき、業務改善にもつながったという流れです。

運用してみると、紙が減って、そもそも紙に書いて保管する必要がなくなりました。土地や建物を売買した後に必要な書類を今までは手書きで紙に書いて保管していましたが、kintoneでの運用に変えてみると、実際はこの作業が結構手間だったことが分かりました。

不満の声があったわけではありませんが、なくしたことで気づくことができましたね。

思っている方もいると思いますが、「会社としてはkintoneで運用するから、紙は使ってもいいけど、kintoneにもちゃんと入力してね」とアナウンスしているので、結局二重事務になりますし自然と紙をやめると思います。

会社の2トップである代表と社長もkintoneで運用することをみんなにアナウンスしてくれていますしね。

決して1回2回で協力してくれるようになったわけではないですが、いかに良いものなのか、ということを知ってもらうための工夫や努力をしたつもりです。方法としては、一緒に画面を見ながら説明するようにしていましたね。

今後導入したいなと考えている方は、まず1ヶ月の無料お試し期間^※があるので、この期間を大いに有効活用してほしいです。

どの会社でも新しいものを導入する時って、経営者さんはやっぱり構えると思いますので、まずは無料お試しを始めて、自分で作って、入力して、試してみる、を繰り返し行った上で、実際の画面を見てもらいながら意思決定者に提案すると、説得力がぐっと増しますし、口で説明するより何十倍もいいと思いますね。

私自身、導入当初に前任担当者から話を聞くだけでは簡単さや面白さまで分からなかったのですが、画面を見て、触ってみて初めて効果を実感できました。

何より自分で作れて自分で運用できる、自分で改善できる、ってなかなか他のソフトでは経験できないのでは、と思います。

私はアプリを作っている段階から、店舗の営業メンバーにヒアリングしながら作るので、ほぼほぼ要望を叶えている状態で運用を始めています。

ただ、使っている中で使いづらいとかも出てくるでしょうから、店舗に行った時等に、雑談しながら使いにくい点がないかを私から積極的に聞くようにしています。実際入力するのは現場の人たちなので、作ったことに勝手に満足しないようにしていますね。

営業メンバーのメイン業務は売上を上げることでなので、事務作業を減らして売上に集中できる環境づくりが、生産性を上げるためには重要なことだと考えています。

はい、中身が同じアプリを各店舗で1つずつ作って利用していて、他の店舗の売買状況も見れるようにしています。また、自分が担当者の案件だけを探すのが大変、という要望があったので、店舗ごとで担当者別の一覧を作っています。

前は紙ベースだったので、各店舗の書類を見たい時にすぐ見れなかったのですが、今はリアルタイムで情報が変わりますし、いつでも見れるようになりました。

ライバルではないですけど、各店舗の状況はやっぱり店長陣は気になるようで、「●●店頑張っているから、うちも頑張んなきゃ！」という気持ちから、見ているようですね。

あと、売買取引台帳と同じような画面というか、配置もなんとなく寄せているつもりですね。金額の所は要望を元に自動計算を設定しています。

今までLINEや電話で確認をとっていた入金確認は、確認が取れてその項目にチェックを入れると担当者に通知が行く設定にしたおかげで、どうなったかというやりとりを減らすことができました。

kintoneを使い始める前は、対応履歴を追うためにLINEで情報共有していました。ですが、担当者の文章を見たらものすごい長文で…ここから履歴を追う方も、打つ方も大変ですよね。そこで、kintoneの履歴機能とコメント機能を使うことでその手間を省くことができると提案し、kintoneで運用するようにしました。

履歴をたどれることはもちろんのこと、どこかが変更されると通知を飛ばす設定をしていることで、変更履歴を見てクリックすればどこが変更になったか分かりますし、いちいちコメントを入れる必要がなくなりましたね。

お客様アンケートはグーグルフォーム（ Google Forms  ^※）で取ってそれを スプレッドシート  ^※に書き出して、それをkintoneに取り込むという流れで運用しています。

今までは感覚頼りだったものが、kintoneを見れば来店が何人で、きっかけは何か、というのが数字で出ますし、グラフにすると明らかなんですよね。口頭の数字とか感覚的なことじゃなくて、数字やグラフ化した視覚的に訴えるものがあると、店舗戦略や経営陣への説明も変わるだろうなと思います。

今まで“なんとなくやっていた”ところをアンケートの集計を見ることで、各店舗でお金をかけるところは違うよねということを考えることができますしね。

kintoneを利用しているみんなの休みを共有したいねということで、トップ画面に今日の休みの人を一覧表示させるようにしました。

今まではFAXで休みの日を月初めに各店舗に流すという運用でした。でもFAXを流していても結局だれも見ていないので、休みでも関係なく電話がかかってきていたようでして…。ただ、かけている側はその人が休みということを知らないからかけているだけで、休みと分かっていれば、緊急じゃなければ電話する側もしなくなると思いまして、アプリに入って最初に認識しやすいであろうトップ画面に表示させました。

kintoneを使って業務効率化をしたいのは大前提なのですが、ゆくゆくは事務作業で起こってしまう残業をゼロにして、みんなが営業時間内に業務を終えて、お疲れ様でした！今日飲みにいこうよ！と、気軽に言い合えるようにしたいですね。

kintoneで業務効率を上げて、働きやすい環境が整うことで、どんどん優秀な人材が集まるでしょうし、給料云々ではなく、御社で働きたいですと言ってもらえるような会社に成長していきたいですね。

こんな考え方になってきたのは青野さん^※の本を読んでからというのが大いにありますね。働いている方が働きやすい環境を作る、ということを考えると経営者はすごく重要な立場だと思います。

そもそもサイボウズという会社のファンの一人なので、今のまま変わらずにいてほしいなあと思います。ソフトに関しては特に何もないです、大満足しているので。

価格的なところや柔軟な仕組みは、使う側としては助かりますし、進めやすいですね。あと、アカウントの管理がすべてウェブ上でリアルタイムに完結するので、とても助かっています。

ただ希望としては、プラグインソフトの種類が多すぎて良くわからないし選びきれないという状態なので、どういうソフトあるのかもう少しわかりやすくまとまったものがあれば嬉しいです。もう一つ言うと、ライトとスタンダードの間に、もう一つコースを作ってほしいですね（笑）