経営企画室 IT・BRP プロジェクト主任　倉本 久男氏
管理本部経理部部長　萬成 力氏
管理本部経理部　具 創基氏

三洋セールス&マーケティング株式会社は、三洋電機グループのサービス企業グループに属しており、国内を含むグローバルでの販売･マーケティング活動を行っている。2001年 10月 1日に、日本国内市場を担当してきた三洋ライフ・エレクトロニクス株式会社と、海外市場を担当してきた三洋電機貿易株式会社の二社が統合され、ワールドワイドに営業活動を展開している。
2002年 10月より、デザイン性に優れたインテリア家電市場に本格進出すると発表し、第1弾として、スタイリッシュなデザインで欧州主体で支持を得ているオランダ・プリンセス社のインテリア家電の日本での販売で総代理店契約を結んでいる。
同社の業務では海外とのやりとりが非常に多く、経理部では日々発生する海外送金依頼業務を「サイボウズ デヂエ」で行い、効率化をはかっている。

三洋セールス&マーケティング株式会社では、2001年の 1月から「サイボウズ Office 4」を使い、スケジュールの管理、施設の予約に役立てている。「サイボウズ Office 4」を導入した経営企画室 IT・BRP プロジェクトの倉本 久男主任は、サイボウズ社からの情報メールを通じて「サイボウズ DBメーカー」（デヂエの前バージョン。以下デヂエと記す。）を知り、すぐにダウンロードしてみたという。

「特に何かを変えたい、何かを解決したい、という訳ではなく、サイボウズ社の新しい製品を試してみたかったのでダウンロードしました。『環境があるから好きに使ってよ』という感じで、インストール後、放っておいたのです。」（倉本氏）

「その頃、三洋グループの会計システムが業態に合わないため、経理部では好きに使えるものを探していました。他のデータベースや WebCell などもいろいろ検討したんです。しかし、価格的にも使いやすさにも問題がありました。

その時、倉本さんがインストールしていたデヂエを若い子達がわいわいがやがやとやっていたのを見て、『こりゃいいな』と思いました。そこで『交際費申請』から初めてみたんです。非常にカンタンで、感覚的にできましたね。そこで、やはり安価でイメージしたものが作れるデヂエがいいな、と判断したのです。」

管理本部経理部の萬成 力部長は語った。

『交際費申請』ライブラリは、もちろん交際費申請を管理するものとして利用されている。同時に、各人・各部がどれだけ交際費を使っているか意識させることにも使われている。

交際費申請は、期が始まる前に各部の交際費の予算が組まれる。そのため、個々の申請に対して稟議が必要な仕組みにはなっていないという。従来は、個々に紙ベースで申請された交際費を、経理部で各部毎に Excel を使って集計し、その結果を各部門長に渡していた。この運用での問題は、経理部で申請された交際費を Excel に入力する作業が必要になる点だった。また、経理部以外の人は、誰がどのような申請を出しているかは把握することは難しかったのだ。

デヂエ化された交際費申請では、申請者はデヂエに登録し、その印刷画面と領収書などを添付し、経理部にまわす。予算額と実績額が異なる場合には、経理部で実績額を入れる。また半期単位で集計し、経理部から各部長へと集計報告を行っている。

「けっこう反響ありましたね（笑）。6ヶ月間とかで簡単に集計できるので、他の部署がどれだけ使っているか、一目瞭然なわけです。使っている金額に対して意識が高まったのではないかと感じています。」

「経理部の業務での変化は、申請した人が情報を登録していくことにより後で別途 Excel に打ち直す必要が無くなったことです。細かい集計が必要なときには、デヂエから CSV ファイルを書き出して Excel で編集すればいいのです。また、蓄積された情報の他の使い方としては、接待の場所を探している人が既に登録されている申請を見て、『ここだと、このくらいの予算でいけるのか』など、使用した人に問合せをするようなことをやっているようですよ。」（萬成氏）

2002年 6月、『交際費申請』の運用がうまくいっているのを見て、萬成氏は 2002年 4月に入社した管理本部経理部の具 創基氏に、同社で頻繁に行われる海外送金の管理もデヂエでやってみてはどうかと進言した。

2002年 4月に入社後、具氏は初めて担当した海外送金業務を、紙ベースから WEB 化へと移行した。このライブラリは、予想外に反応がよかったという。

「弊社では、月に 300件ほど海外送金業務が発生しています。海外送金の手順は、依頼者が『海外送金依頼書』を書き請求書などを添付して経理に提出 ⇒ 経理部が確認 ⇒ 財務部にわたり、送金が行われます。昔は、紙の『海外送金依頼書』に直接、手書きで書いていましたね。その次は、個々が Excel などでフォーマットを作り、それに書き込んだものが印刷され、提出されていました。

紙ベースのこのフローでは、依頼者は自分の依頼した送金が現在どういう状況なのかステータスを把握することができず、経理へ問い合わせが 1ヶ月に 240件ほどあったんです。依頼されたものの内、約 80% が問い合わせられた計算になりますね。逆に、送金先の記入ミスなどがあった場合、経理から依頼者への確認も必要でした。また紙ベースでの運用は、経理で別途 Excel を使って『送金台帳』を作る必要があり、2重の手間となっており非常に手間が掛かってました。そこで、これをデヂエで運用できないかと考え、具さんに検討してもらったのです。」（萬成氏）

「2002年の 6月にライブラリを作成しました。先輩方に教えていただきながら作成しましたが、すぐにできました。カンタンでした。マニュアルもみなかったんです。」

『海外送金依頼』ライブラリの構築について、具氏は語った。

「感覚的にね、データベースができるっていうのはすごいですよね。」

萬成氏は笑顔で語った。

『海外送金依頼』 は、2002年 6月から実用化された。

送金依頼者は、デヂエの『海外送金依頼』に登録し、その画面を印刷して請求書などと共に経理部へとまわす。経理部では依頼書を確認し、送金依頼の受付日をデヂエに登録する。その後、財務部にまわり、送金日が決まった時点で財務部がデヂエに送金日を登録する。

デヂエ化されたことによって、依頼者は自分の依頼した送金が今どうなっているのか、WEB で簡単に確認することができるようになった。問い合わせは半減し、月に約 8時間という時間コストが削減できたという。さらに、前に送金依頼したものと同じ内容であれば検索し、それを再利用登録することで、記入ミスを減らすこともできる。また、送金先のリストはマスタとして別のライブラリを作成し、送金台帳にコピー（ルックアップ）するように工夫し、記入の負担とミスを減らすことに成功した。

「デヂエに登録された内容がそのまま送金台帳として利用できるため、経理部で登録していた作業が不要となりました。これも月に 8時間程度の削減と言えます。

他の貢献としては、少額の送金であっても役員の確認印鑑が必要とされた時期があり、海外出張が多い役員室の前に印鑑を貰う部長の列ができることがありました。双方の時間を削減するために、デヂエを使って対応できないか、と考えました。そこで、私が各役員の PC のブラウザにお気に入りとして、自分の見るべきものを登録したのです（苦笑）。

『海外送金依頼』のデヂエにて、各役員の担当ごとに簡易検索をして、その URL をブラウザのお気に入りとして登録したんです。これで、いつでも各役員は各自で担当部門の送金依頼を確認できるようになりました。この運用により、稟議の不要な少額の送金は部長の押印で済むようにもなったんです。月に 10時間は削減できたと思います。」（萬成氏）

※簡易検索であれば、お気に入りに保存することができます。詳しくはFAQをご覧ください。

さらに、上期末からは『海外送金依頼』ライブラリを使って、期末未払い金の計上業務も行うようにし、二重計上などのミスを防止できるようにもなった。あっという間に、運用が起動に乗ったように見えるのだが、利用者への教育は行われたのだろうか？

「サイボウズ Office 4 の時は、少し講習を行いましたが、デヂエの場合は利用方法の講習はしなかったですね。マニュアルも配りませんでした（苦笑）。直感的に使えるのがデヂエの良いところだと思います。
また作る側にとっては、データベースの基礎などを覚える必要がなく、頭に思い浮かべたものが、そのまま形として表現できるのがすごいと思います。」（倉本氏）

同社では、皆にライブラリの作成は好きに作ってくれと言っている。本格的に運用したくなったら、システム管理者（倉本氏）まで連絡するように、デヂエのトップ画面ルートフォルダの［詳細情報］に記載している。

「あちこちでポツポツと、お試しのライブラリが生まれており、皆がデヂエを使ってそれぞれしたいことをやろうとしているんだな、とわかります。DBメーカーのライセンスの時は、本運用にする時にちょっと躊躇してましたけど、今は、範囲内で好きなだけ作れるのでいいですね。前だと、今日は 31日だから 1日待って（笑）、とか言ってましたから。

現在本格的に運用しているのは、交際費申請・海外送金依頼の他に、PC 管理台帳・IP 管理表・PC ヘルプデスク共有情報・経理部／財務部 Q&A・税務 Q&A があります。またシステム部では、システム Q&A を管理しているのですけど、みんなにオープンしても見てくれるのかな、と不安なんです（苦笑）。なので、今はシステム部だけで公開しています。『メール』とか、単語で全文検索できるのでいいですね。」（倉本氏）

「私は、固定資産台帳を作っています。固定資産台帳については、台帳の原本データは管理会社にあるのですが、使い勝手があまりよくないので、どうしようと思っていました。今は、デヂエ化して画像ファイルも添付し見やすくしてみました。これは、営業の人に見て、固定資産をどれだけ持っているか認識してほしかったから作りました。あと、むやみにモノを捨てないで欲しかったんです。」（具氏）

今後、どのようにデヂエを使っていきたいと考えているのだろうか？

「今、現在、試しに作られているライブラリを本格的に運用しようと考えています。それ以外だと、稟議の運用がデヂエでできないか検討しているのですが、ちょっと難しそうです。
今は、稟議の紙をスキャナでとって、DocsOpen という文書管理ソフトで管理して、検索できるようにしているんです。実は、デヂエで稟議ができたら『10万円でできる稟議』という本を書こうよ、と言ってました（笑）。」（萬成氏）

同社では、サイボウズ Office 4 も利用しているが、サイボウズ Office 4 のワークフローでは、稟議の運用はできないのだろうか？

「サイボウズ Office 4 のワークフローでも運用できるか試してみたのですが、やりたいことはできませんでした。何故なら私たちのやろうとしている稟議は、非常に複雑なんです。一つの申請の中で、経路に入っているある人にはこの項目は見せるが、ある人にはその項目は見せない、といった運用がしたいのです。デヂエでも難しそうな気がするのですが・・・」（萬成氏）

「私もデヂエでは難しいかなと思ってたのですが、この間、デヂエのメールマガジンで見た『株式会社五星さんの事例』で承認業務をされているのを見て、ひょっとしてできるんじゃないかな、と思い始めました。一回、試してみます。あの事例で、社長印の画像を添付しているやり方はうまいなぁ、と思いましたね。」（倉本氏）

「その事例が使えるのであれば、使いましょうか。デヂエは『こういう風に使えましたよ』という活用法を知ると、どんどん使い方が拡がっていくんだと思いますね。」（萬成氏）

「他には、このまんまじゃいけないな、というのがあります。」

萬成氏は、社内に散らばるシステムについて語りだした。

「実は、来月（6月）から始動する新プロジェクトがあるんです。このプロジェクトは、ビジネスユニットのプロジェクトで、まだ名前も決まっていないんですけどね。このプロジェクトでは、現在 20台くらいのサーバーでバラバラに運用しているためにバラバラになっている社内システムを一つにできないか、ということをやります。この活動の中で、デヂエやサイボウズ Office 4 といった製品の位置づけを考えていこうと思ってます。

しかし、このプロジェクトは、システムを一つにすることが目的ではなく、根底にあるのは『社内に散らばる情報やノウハウを集め、そしてそれを有効に活用すること』です。みんなで水平的な共有をするのと同時に、戦略的な情報として使えるような形でマネジメントに影響していくにはどうすればいいかと。そういうことをテーマに、プロジェクトが立ち上がる予定です。」（萬成氏）

このプロジェクトは、倉本氏が属すシステム関連と経理部から構成されるという。経理部が入っているのは、『わいわいがやがや感』を無くしたくないからだ、と萬成氏は言う。

「バラバラになっているシステムを一つにしようとすることで、堅苦しいシステムにならないようにしたいと思っています。
デヂエのようなシステムはオープンにし、作りたい人は作るという、また簡単に作れる、『わいわいがやがや』の部分を残して、活力を残したい。現場のアイデアを形にできるものを残したいんです。」（萬成氏）

まじめなライブラリばかり運用されているようだが、飲み会アンケートなどは作らないのか、と聞いてみると『そういうのが大事ですよね。そういうので人気をとっていかないとだめだと思う。』と萬成氏は笑顔で答えてくれた。『わいわいがやがや』感を残した、現場手動のナレッジマネジメントをぜひとも成功させて欲しいものだ。

サーバー OS	Windows 2000 Server　×　1 他、基幹系のサーバー　×　12
クライアント	Windows クライアント
ネットワーク	各部からはルーターを通じてサーバー群にアクセス。三洋グループとは SANYO WAN Network(SWAN)でつながれている。

システム概要図