企画調整部情報政策課　関屋 文男氏

3,000名が使う情報共有基盤をわずか 4ヶ月で構築！スピードが、最終の決め手に！
神奈川県の南東部、三浦半島に位置する横須賀市。東京湾の入り口に位置することから、江戸時代から国防の拠点とされ、軍港都市として栄えてきた。また、幕末に黒船が来港した地としても有名だ。今回、神奈川県内で人口第 4位、中核市に指定されている横須賀市が、「ガルーン 2」を導入し、庁内の情報共有環境を一新した。そこで、横須賀市役所における「ガルーン 2」の導入経緯や導入効果、今後の展望などについて、同市 企画調整部情報政策課 主任 関屋 文男氏にお話を伺った。

横須賀市がグループウェアのリプレイスについて詳細な仕様検討を開始したのは、2007年の 1月。すでにグループウェアの保守打ち切りまで 9ヵ月を切ってしまっていた。

「保守打ち切りのこともあり、どんなに遅くとも 2007年 9月末までには新グループウェアの稼働を完了させることを前提に、作業を進めました。ただ、詳細な仕様検討を開始したのは 2007年 1月で、稼動予定日までそれほど余裕がありませんでした。そこで今回のリプレイスでは、パフォーマンスの向上とともに、短期間で導入できることをポイントに、グループウェアを選定することにしました」

パフォーマンスと導入の容易さ、これらをポイントに選定を進めた結果選ばれたのが、「ガルーン 2」だった。

「短期間で導入するためには、基本的にカスタマイズなしで使えるアプリケーションであるということを重視しました。そうした観点でいくつかの製品について選定を進めた結果、もっとも使いやすく感じたのが『ガルーン 2』でした。また、グループウェアの一機能である『施設予約』を業務で活用し、施設を管理する立場の職員にも、『ガルーン 2』の選考に携わってもらったのですが、彼らからの評価も高いものがあり、最終的にはこれらの評価を鑑み、『ガルーン 2』の導入を決定しました」

▼業務上必要な要素に絞った全庁ポータル画面

「ガルーン 2」の導入が決まったのが 2007年 4月、同年5月にシステムベンダーの選定が行われ、実際にシステム構築に着手できたのは 2007年の 6月であった。

「稼働開始予定日まであと 4ヵ月というところで、ようやくシステム構築に着手できたのですが、導入作業は予想以上にスムーズに進めることができました。『ガルーン 2』については表示項目や表示数といった、基本的な部分の設定値を決めるぐらいと、ほぼ手間いらずと言っていい状況で、構築期間のほとんどをハードウェアの構築、検証にあてることができました。その結果、当初の予定どおり、2007年 9月 25日からの新グループウェア稼働が可能になりました」

8月末より職員対象の操作講習会を開催したこともあり、職員にも大きな混乱なく、移行ができているという。

「8月 31日から、庁内の各課、各室より代表者を集め、操作講習会を開催しました。ここで使いづらい印象を与えてしまうと新グループウェアの利用促進にも影響が出てしまうため、なるべくシンプルに伝えることを心がけたのですが、結果的にこの心配も杞憂に終わり、多くの職員から『使いやすそう』という評価を受けることができました。その後、9月 25日に本稼働を迎えたのですが、稼働初日はアクセスが集中することが予想されたため、若干の不安もあったのですが大きなトラブルもなく、その後も現在まで問題なく運用できています。パフォーマンスについても以前とは比較にならないほど改善され、職員からも満足の声を聞くことができます」

また横須賀市では一部の出先機関について、ダイアルアップでの接続を行い、「ガルーン 2」を利用しているというケースもあるそうだ。

「現在、市役所本庁舎とは別に、行政センター、保育園、環境事務所、消防署など市内に約 70個所ある出先機関についてもネットワークで結び、『ガルーン 2』を使って情報共有を行っています。これらの出先機関の一部については、現在もダイアルアップ環境で接続を行っているのですが、帯域の細いそのような環境についても、『ガルーン 2』は高パフォーマンスを維持しており、アプリケーション自体の軽さも実感しています」

▼全庁で共有する情報が掲示される掲示板

今回のリプレイスでは、導入期間の短縮と職員の混乱を防ぐため、「ガルーン 2」の機能も、限定的な利用にとどまっている。

「今回のリプレイスでは『スケジュール』『社内メール』『掲示板』『メール』といった、これまでのグループウェアが持っていた機能のみを優先して採用しました。導入期間に余裕がなかったことと、職員の混乱を防ぐことが目的だったのですが、9月の稼働開始から時間も経ち、運用も安定してきました。そこで、これまで利用を見送ってきた機能について、今後は利用の可否を検討していきたいと思います」

今後の課題として、メールの運用と人事異動時の対応が考えられるという。

「これまでメールのデータについては、メールサーバー容量の問題があるため、受信後 60日を経過したところで管理者がデータを削除していました。ただ『ガルーン 2』では同様のことができないため、職員にデータの管理をゆだねなければなりません。まだ稼働からそれほど時間が経っていないため、容量を超えたということは起きていませんが、どのようにユーザーに管理の徹底を図ればよいか思案しているところです。また、来年 3月になると人事異動によるユーザー設定の変更が発生するでしょう。これはそれなりの作業となることが予測されるのですが、どうすれば負荷を削減できるのか、今から検討しておく必要があるでしょう。この他にも、既存イントラシステムと、どう使い分けるか、もしくは統合するのかなど、今後も多くの課題があります。また使い始めることでわかってきた『ガルーン 2』への要望もあります。サイボウズには『ガルーン 2』のバージョンアップも含め、こうした課題を解決するための提案も期待しています」

▼各種申請書等の書式データがダウンロードできるファイル共有

■サーバースペック（全サーバー共通）