■導入の決め手

こうして、インターネット上でグループウェアの情報を集めはじめたが、当時ほかの製品は専門知識の必要な難しいものが多かったそう。

「当時従業員は 5名なので、専門の知識がある人間はいません。でもサイボウズ製品は導入が簡単で、専門知識がなくてもスムーズに使うことができた。それが導入の決め手でした。」（後藤氏）

また、Web サイト上の情報が豊富だったことも良かった点だと言う。

「いくら簡単とはいえ、やはりわからないことは出てきます。そんなときに Web サイトを見てみると、画面キャプチャ入りで詳しい説明が載っていたので、すごく助けられたのです。そのように常にお客様目線でサポートに取り組んでいるところも良いと感じました。」（後藤氏）

活用方法 1　〜出勤したらまず「Office 7」を立ち上げる習慣を〜

グループウェアを導入してもなかなか従業員に使ってもらえない、そう悩む管理者が多い中、アベンティはどのように浸透させていったのか、その秘訣は出退勤管理にあるようだ。

「うちは、『Office 7』のログイン/ログアウト時間でタイムカードを管理しています。そのため、パソコンを立ち上げたら必ず『Office 7』を開くことになっているのです。」（後藤氏）

活用方法 2　〜「Office 7 プロジェクト」でデザイナーが抱えているほかの仕事も見えるように〜

アベンティでは「Office 7 プロジェクト」をWebコンテンツプロデュースの案件管理として活用している。

「以前はデザイナーのスケジュール状況を把握しないまま、お客様先で「できますよ」と言って帰ってきてしまって、問題になってしまったことが何度かありました。「Office 7 プロジェクト」で制作の案件管理を行うようになってから、ほかの案件の状況もわかり、メンバー決めやスケジュールを組みやすくなりました。」（田中氏）

また、「Office 7 プロジェクト」導入は、今後の事業拡大を見据えてのことだったという。

「今後、従業員数が増えていくと今のオフィスだけでは足りず、複数のオフィスにまたがって業務を行うことも考えられます。そうなったときにもスムーズに案件管理ができるよう、Web上で共有できる「Office 7 プロジェクト」を利用することにしたのです。」（後藤氏）

活用方法3　〜「電話メモ」とVPNで外出先でも仕事がすすむ〜

アベンティでは外出の多いディレクターへはモバイルパソコンを支給し、VPN で外出先でも「Office 7」が利用できる環境を用意している。また、電話メモを利用して顧客からの連絡も携帯電話から把握できるので、どこにいてもオフィスと変わらなく仕事ができるという。

「電話メモは、外出先でも会議中でも連絡を受けることができるので、ちょっとした移動時間にお客様にタイムラグなく連絡でき、とても便利に利用しています。」（田中氏）

活用方法 4　〜「Office 7」との連携で「デヂエ」や「メールワイズ」もより便利に〜

アベンティでは顧客とのやりとりに「メールワイズ」をフル活用。また、「デヂエ」は、社内でよくある質問集などをまとめた「マタキキ（「また聞くの？から命名」」や「クレーム管理」として利用している。それらの「デヂエ」や「メールワイズ」の活用にも「Office 7」は役立っている。

「『デヂエ』や『メールワイズ』の通知はすべて『Office 7』に集約しています。そのためベースとなる『Office 7』は、なくなっては何もできないくらい業務に欠かせない重要なツールとなっているのです。」（後藤氏）