大崎電気工業はサイボウズのお客様第1号である。そのため、サイボウズのグループウェアの利用歴は古い。これまではどのような活用がなされていたのだろうか。

「1998年当時、研究開発センターが独自に「サイボウズ　Office」を導入しました。ただ、その後全社に広がるということはなく、あくまで部門内での利用に限定し、全社的にはNotesをグループウェアとして利用していました。」と吉田氏は語る。

しかし、そのNotesも基本的には掲示板とワークフローの利用に留まり、コミュニケーション基盤としての役割はそれほど担っていなかった。

「Notes上のワークフローエンジンは10年近く使い続けていた代物で、操作性が悪くレスポンスも低下したためシステムの更新を検討していました。検討当初はワークフローシステムを単品で、しかもNotesに代わるようなものを検討していたのですが、丁度よい機会なのであまりこだわりを持たずに幅広く製品検討をしました。」（吉田氏）

数多くの製品の中から「サイボウズ　ガルーン 2」が選定された理由を吉田氏はこう語る。

「正直なところ検討当初は、一部門で利用していたようなシステムを全社で利用するのはいかがなものかという認識がありました。しかし製品比較をした結果、他社製品では欲しい機能が足らなく、逆にいらない機能が多かったりと、こちらの要望に合致するものがありませんでした。私どもが要望としてあげていたのは、大掛かりな開発をしなくても、申請金額などでの条件分岐など細やかな設計が可能なフォームを作成でき、なおかつエンドユーザーにも使い勝手がよいというものでした。そうでなければ、Notesから乗り換える意味がありません。最後にサイボウズ製品を検討したところ、上述の要望を適えるものでしたので、ガルーンを選択しました。」（吉田氏）

機能面はもちろんのこと、コスト面や移行作業でもメリットがあったと吉田氏は語る。

「すでに部署単位で「サイボウズ Office」が運用されていたので、新規導入よりも割安な「乗換ライセンス」というライセンスが存在したことも大きかったです。また、これまでOfficeを利用していた部署のデータも移行できるため、これなら無理なく導入できると判断しました。」

ワークフローについてはどうだろうか。

「ワークフローシステムの刷新も評判が良いです。以前のシステムは申請内容に言葉一つ間違いがあるだけでも申請を却下して再申請するしか方法がなく、非常に面倒でした。「サイボウズ　ワークフロー for　ガルーン 2」であれば、申請された内容に対して申請者本人に「差し戻し」ができるので、この手間がなくなりました。その他にも「再利用申請」といった機能があるので便利になったと社内の人間も喜んでいます。」

東証一部上場企業として、内部統制対策も怠ることができない。この観点からはどんな効果があったのだろうか。

「内部統制の点からも以前から改善されました。Notesで運用していた際には、グループ会社からも閲覧できる状態にありましたが、ガルーン 2に移行してからは厳密にユーザーIDとパスワードで閲覧権限を管理しています。」（吉田氏）

もともとNotesで運用されていたデータについてはどうしているのだろうか。

「Notesデータベースへのリンクを載せたポータルを設置しています。そこからいつでも情報を参照できるようになっています。」