仕事の内容は、本当に日々同じということがなくて、デイサービスの送迎に同行したり、訪問診療でお医者さんと一緒に利用者さんのご自宅を回ったりしています。

違いますね。時間帯によっても違いますし、突発的な業務が突発的に入るのが当たり前という感じです。

担当する患者さんは600名。どんどん増える。もうExcelでは管理できない

デイサービスだけで、250名。あと“訪問診療”っていって、病院に通院できない人のご自宅に、お医者さんがうかがうサービスがあるんですけど、そこの患者さんは常に50名ぐらい。

あと、施設への訪問診療の患者さんが300名ぐらい。およそ600名の患者さんをkintoneで管理しています。

どんどん増えますね。もうExcelで管理するのは無理です。

kintoneの導入に踏み切った。が、結果は大失敗

そうですね。導入の時は大失敗したんですけどね（笑）

最初、デイサービスのところをシステム化しようとしたときに、どこから手を入れようかなって考えたんですよね。で、毎日使って一番大変なところから入れようと思ったんです。

はい。「絶対効果が出るはずだ！」と思って、70代の看護師さんが使う、バイタルの保管システムを作りました。

そうです。それまでは、①看護師さんが利用者さんの血圧を測ってメモ帳に書く。②測定した数値を、メモ帳を見ながら、日ごとに管理している『利用者の一覧』に書き写す。③一覧に書き写したものを、利用者さんの『連絡帳』に書き写し、④利用者さんごとに管理している『月間バイタル表』に書き写す。っていうことをしていたんです。

しかも4時間ぐらいかけてたんです。その手書きに。
書いて、書いて、書いて、書いて、みたいな。「あ、これ見てるだけで気が狂いそうになるな」って（笑）
しかも、それを毎日やってるし、ここからシステム化したら、絶対みんな喜んでくれるっていう風に思って。

あぁ、俺1人で作ってたんだ

で、作って、発表したんですよ。「こんなすごいもの作ったぞ！明日から、これ使いましょう！」パンって打ちだしたら、思いっきり反発くらったんですよね。

「そんなの作ってるの、わたしたち知らないし。そもそも、わたしキーボード打てないって言ってるじゃない！」って。
今振り返ると、おごりじゃないですけれども、図に乗ってたんですよね（笑）

「皆さんが4時間かけてる仕事が、1時間で終わらせられるようになったんだぜ、すごいだろ！」みたいな感じで、プレゼンしてたんだと思うんですよ（笑）
結果、「シーンっ」て。
「あぁ、1人で作ってたんだ俺」って。本当に反省しました。

使わせてやる。じゃなくて、使っていただく

まず、看護師さんたちが「どうして使いたくないのか？」っていうのを探っていく作業をやりました。
「だってわたしたち、キーボード打てないもん。鉛筆と消しゴムと、ゴムのスタンプでやってきてるし」って。そこで、テンキーとか考え出したんですけど。

テンキーを見せて「これでいかがですか？」って提案して、「いや、こここうしてよ」って要望を聞いたり、やり取りをして。
非常に情けない話なんですけど、そこではじめて、1人じゃなくて使う人と一緒に作ったっていう経験を得られました。

システムを「使っていただく」って感じで（笑）
使わせてやるじゃなくて、使っていただく、になって。そうなると、やっぱり楽しかったですね（笑）

はい。もう親子みたいな感じです。なので、あえて強く言ってくれたのかもしれないなって、今は思ってますけど。
いや、もう。「わたしが学ばせてもらった」っていう感じです。はい（笑）

リリースした時点では50％。皆さんと一緒に６0%、70％に

「リリースした時点で100％じゃないんだよ」って。
「これはわたしのなかで、皆さんの意見を聞いて作った50%のシステムなので、一緒に６0%、70％にしていきましょうね」っていう感じでした。

今思い出しても、ぐっときちゃいます

音声入力を試しました。
でも、もう今は、音声入力は使われてません。
みなさんキーボードで打ってくれてます。ゆっくりゆっくり。
音声入力でも、間違ったときは、結局訂正しなきゃいけないってことに気づいたんです。

「修正するときには、どうせ打つんでしょキーボードで」って感じでした（笑）

ぜんぜん。まったく言わずに。です。
ある日、ふと見たら、60代の介護士さんがキーボードを使って指1本で1文字ずつ、一生懸命キーボードを打ってました。
今思い出してもぐっときちゃいます。

「小さい“や”ってどうやって打つの？」「“逆に”って打ちたいんだけど」みたいな（笑）
それで、キーボードの打ち方シートとか、ショートカットシートみたいなのを渡して、「迷ったらこれ見ながらやってくださいね」とお伝えしたりしました。

紙のマニュアルがあるとウケがいい

あ、あと。紙のマニュアル！
新しいアプリをリリースする時は、紙のマニュアルを作ってます。
「ココを押すとこういう画面になるから」っていうのをキャプチャーで貼って。そうするとウケがいいんですよね（笑）

そうなんですよね。最初、気づかなくて。それも、わたしが失敗したところで。はじめはマニュアル作らなかったんですよ。だって、「こんなのボタン押すだけだし。紙のマニュアルなんていらないでしょ」って思ってたんです。
そしたら、「なんで紙のマニュアル作らないんですか？あなたが休んでるとき、困ったらどうすればいいの？」って言われて。

はい。それで、画面のキャプチャーを何枚か撮って、紙のマニュアルにしました。新しいアプリをリリースするときは、「これに従ってやってくださいね」っていうと、安心してくれるんですよね。

わたしが、あなたたちに合わせます

介護事業のデータで出てたんですけど、医療介護業界に従事する2割のかたが60歳以上なんですって。

そういう方たちって、ICTが苦手だったりするんですけど、サービスについては超ベテランなんです。
わたしは、ICTが使えないっていうだけで、そういうベテランのかたたちを排除するっていうことは、絶対にしたくないって思ってて。

もったいないです。なので、わたしは、人をデータやシステムに合わせるってことはしないです。「わたしが、あなたたちに合わせます」っていう気持ちでやってます。

情報をタブレットで参照したい人もいれば、やっぱり紙で見たいっていう人もいる。
どっちのパターンも選べるようにしてるんです。

タブレットの情報を毎日紙で印刷しておいて、現場に持っていきやすいように用意しています。やっぱり「紙」は切っても切り離せないんですよね。

作ったアプリは500個ぐらいです。そのなかで、運用しているのが240個ぐらい。

専門職ごとにスペースで分けてるんですけど。リハビリの専門職が使うスペース、介護職、看護師。それぞれのスペースの中に、それぞれの専門職が使うアプリがまとまっているという感じです。

多いです。それだけ、検査したり管理したりする項目が多いんです。

そうです。利用者さんが250名だと、250枚。プリントクリエイターでアプリを連携させて、1枚の用紙に出力しています^※。
担当者が自分の専門領域だけ入力するだけで、あとは自動的に集約されて1枚の紙に落とし込まれるようになっています。
※プリントクリエイターを使ったアプリ連携について詳細はこちら

「ノートを開いて鉛筆を持ってください」で編集開始！

言葉を、使っている人に合わせる。ですかね。
たとえば、年配の人に「アプリを開いて、レコードを編集画面にしてください」って言っても、わからないんですよね。なので、わたしは「ノートを開いて、鉛筆を持ってください」って言います。

レコード詳細画面を開くアイコンが“ノート”。レコードの編集を開始するアイコンが“鉛筆”。ショートカットキーも、キーボードの“Ｅ”で編集画面を表示できる。奇跡的に鉛筆の“え（E）”なんですよ（笑）

あとは、それぞれのアプリを開くためのショートカットアイコンを、パソコンのデスクトップに置いています。ショートカットのアイコンも『報告アプリ』だったら“報告”、情報閲覧アプリだったら、猫が虫眼鏡をもったアイコンにしています（笑）

「『報告アプリ』を開いてください」って言っても、ちんぷんかんぷんなんですよね。でも、「“報告”を押して」とか「猫ちゃんが虫眼鏡を持っているところを押して」といえば、そのアプリが表示される。しかもショートカットの元はレコードを絞り込んだ一覧のURLなので、該当するレコードが表示される。

迷わずに、です。ほんとに何度も迷子になるところを見たので。スペースを表示して、該当のアプリを選んで、アプリの中からレコードを選択して、編集モードにする。なんて絶対無理なんですよね。絶対無理です。

業務改善で、組織に眠っている力を引き出す

エンパワーメントしたときですね。みんなの眠ってた力がこう、目に見えたとき。
ベテラン介護士さんがキーボード打ってる背中を見たとき。看護師さんがうれしそうに仕事をしているのを見たとき。一緒にシステム化を進めてきた同僚の相談員に「kintoneのアソシエイトの資格、僕もとります」って言われたとき。

そういう瞬間は、ほんとに、良かったなって。

個人個人が変わっていくと、組織が変わっていくっていうのを目の当たりにして。kintoneってほんとにただのツールじゃないな。業務改善ツールが成し遂げる世界じゃないだろうって思いました（笑）

障がいや病気、環境などで本来の力を発揮できない状況になっているとき、それを調整して、その人が持っている本来の力を発揮させてあげようというのが“エンパワーメント”なんです。
でもそれは、人じゃなくて、職員に対しても、組織に対しても思っていいんです。

組織に眠っている力ってあると思うんですよ。業務改善ツールを使って、個人だけじゃなくて、組織をエンパワーメントしようっていうのは、なんかおもしろい仕組みだなって思ってます。