「できることから、始めましょう」
― “システムもいける人事”が仕掛ける業務改善

どんどんシステムを好きになってくれるんです

新しいシステムや制度を導入するときに、「どうしたら社内のメンバーが積極的に利用してくれるだろう・・」と悩んだことはありませんか?
今回の業務改善リレーでは「ITに触れる機会が少ない人たちを巻き込んで、業務改善マインドを広げていく秘訣」をご紹介します!

二河 等(にこう・ひとし)さん
認定NPO法人フローレンス
働き方革命事業部
二河 等(にこう・ひとし)さん(以下敬略)
民間企業からフローレンスに転職。4年半のシステム担当を経て、現在は中途・新卒の採用と育成を担当。
複業でスポーツインストラクター、ファシリテーター、ITコンサルタントとしても活動している。

二河さんは、もともと民間企業のシステムエンジニアだったんですよね。NPOのフローレンスに転職したきっかけはなんだったんですか?

二河さん
子どもができたときにパートナーに言われた一言がきっかけですね。妊娠がわかった初日に焼肉を食べにいったんですよ。それで「私、フローレンスの病児保育使うから!」って宣言されて。「フローレンスってなんだ?!」って。

そのときまで、名前もご存知なかったんですね。

二河さん
それからフローレンスの病児保育の利用会員になりました。フローレンスの事業や理念についても知るようになって。そのうちパートナーがシステム担当の求人がでてるよって教えてくれて。

パートナーの勧めがあったんですね。

二河さん
勧めてもらったことに、最大の感謝ですね。転職して本当によかったと思っています。フローレンスの組織ビジョンや風土が、今の自分の業務改善マインドにもつながっていると思います。

アプリ設計で大事なのは、データを入力した後のアウトプット

今は採用・育成を担当されていますが、システム担当だったときに業務改善の成果を感じたことはありますか?

二河さん
一時保育事業で、予約受付システムを作ったことですね。最初に相談を受けてから、サービスの利用者を受け付けるまでのリードタイムが2週間くらいしかなかったんですよ。ものによっては1週間ほどで外部から受け付けられるように準備しなければならなかったものもありました。

2週間でリリースはすごいですね!

二河さん
スピード感がkintoneの良さですよね。価格マスター、予約管理、保護者との面談アプリなどを作って連携させて。紙の出力もあったので外部サービスも使ったり。短期間で濃密な時間でした。

kintoneを使って業務改善をするときに、意識していることはありますか?

二河さん
ただツールを入れることを目的にしないことでしょうか。アプリの設計上大事なのはアプリに入力するところじゃなくて、入力した後のアウトプット。その情報が誰にどう渡るか、そこまで設計してあげるのが業務改善で必要な心構えじゃないかなと。

データを入力した後までを考慮に入れるということですね。

二河さん
例えば、フローレンスでは、自治体に提出する資料が多いんです。そこで、「kintoneのアプリにデータは登録しているけど、提出用のフォーマットに転記するのはどうしてるんですか?」と聞いてみると、「そこは電卓で計算して、手入力です」と。それだと、システム入れたところであんまり業務改善されませんよね。

単純に紙をアプリにするんじゃなくて、その先の業務フローまで見ているんですね。

その人がやりたいって思ったタイミングを、見逃さない

ITが苦手なスタッフのかたもいらっしゃると思うのですが、どうやって巻き込んでいますか?

二河さん
まずは小さなところから、ツールや仕組みに慣れてもらうことでしょうか。

例えば、どんなことでしょう?

二河さん
前に、ITが少し苦手な方々向けにGmailのキーボードのショートカットを紹介したことがあったんです。「ここでKを押したら、次のメールが見られるんですよ」って。そしたら、「わー魔法みたい!」って言ってくれたんですね。「他に何があるんですか」って、どんどん前のめりできいてくれて。

システムのメリットを魔法のように感じてもらった瞬間ですね。それは嬉しいですね!

二河さん
まずは今使っているツールに興味をもってくれたことが嬉しくて。そうしているうちに「今メール使ってるけど読みづらいんですよね」と相談してくれるようになって。そしたら、やったー!という気持ちになりますね。(笑)そこで、「実は、チャットっていうのがあるんですよ」と新しいツールを紹介したり。

相手が興味をもってくれるのを待つというか。

二河さん
そうですね。信頼感ってタイミングがすごい重要なんじゃないかって思います。その人たちがやりたいって思ったときを見逃さないように、拾えるように心がけたいなと。逆に、やる気がでたときに二の足を踏んでしまうと、「なんか期待と違うな」というようなイメージがついてしまうこともあるかもしれませんので。

相手のペースに寄り添うと、どんどんシステムを好きになってくれる

新しいツールのほうが絶対効率的だってわかっていても、それは押しつけないんですね。

二河さん
押しつけすぎてはいけないと思っていますね。「今回は、じゃあここまでやってみましょうか」といって、できるところまでやる。そうすると、「わたしでもできた。じゃあもうちょっと何かやりたいな」という気持ちをもってもらえる。相手のペースに寄り添うと、どんどんシステムを好きになってくれるんです。

押しつけずに、相手にあわせるのが大事なんですね。

二河さん
そういうことが好きな人はどんどん率先してやってくれるし、もっとこうしたらいいんじゃないかって意見が出たりして。もう、そうなったときには僕は完全に離れて、あとはもうお任せできるというか。

どんどんITに興味を持ってくれるようになるのは嬉しいですね。

二河さん
以前、スタッフのかたに「 “Google先生に聞いてください(=Webで検索してくださいという意味)”って、二河さんに聞いてってことだと思ってました」と言われたんです。(笑)そのときはすごく嬉しくて。組織の中で仕組みに困ったらまず聞いてもらえる立場になったんだなって。

Google先生はすごいですね!
そういうことがあると、なんかもうやめられないですね (笑)。

二河さん
そうなんです。異動したあとでもシステムの相談をもらうことはすごく多いんですよね。

“システムもいける採用・育成担当”として、業務改善マインドをもつ社員をサポート

今は採用・育成担当として、どんな業務改善を目指していますか?

二河さん
きっと誰しもがもっている「業務のここを改善したい」という思いを、経営層や上司に公式に宣言できる仕組みを作ろうとしています。業務改善って直近の業務に追われて後回しになってしまうことが多いので。このひとは改善にコミットするから工数をあけといてとか、そういうのができることが大切だなと。

認められてるって大事ですよね。周りに認めてもらえていると推進力がつくというか。

二河さん
本来業務の合間を縫って改善に取り組む人って、もしかしたら少し心苦しい感じがあるんじゃないかなと。業務として周りに認められた上でできると、自分の自信にもなりますよね。

業務改善マインドが社内にどんどん広がっていきそうですね。

二河さん
業務改善の意識って一部の担当者だけが担うんじゃなくて、それぞれの社員が日々の自分の業務をする中で意識をもつのが大切なんじゃないかと思っていて。
社内の誰かが何か改善したいと思ったときに、システム担当に仕組み化を依頼することが多いんですけど、思いをもった人がそのまますぐ改善に取り掛かれる。しかもそれが周りのみんなから認められた形で動ける。そういう風土を作りたいですね。

最後に、「あなたにとっての業務改善」とはなんでしょうか。

二河さん
自分の複業のキャッチコピーでもあるんですけど。「できるのひらめきをあなたに」っていう。やりたくてもなにか理由をつけて諦めているっていう状況を変えていきたい。本当にその人がやりたいと思う気持ちを最大限尊重して、それを実現できるようにしたいですね。

やらないことの言い訳っていくらでもできちゃうから、そこを変えられたらすごいですよね。

二河さん
業務改善というか、相手改善というか。相手のマインドチェンジにどれだけ寄与できるかっていうところを人生のすべてじゃないですけど、注力していますね。業務改善職って、自分の天職かもしれません。(笑)

システムや人事といった職種にとらわれず、相手に寄りそう業務改善を続けている二河さん。本業・副業の枠も超えて「業務改善がライフワーク!」と感じられる熱量に、お話をしているだけでやる気と元気がもらえるインタビューでした。
また、二河さんはインタビュー後にkintone認定アプリデザインスペシャリストも取得されたとのこと。ますます業務改善が加速しそうですね。合格おめでとうございます!